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RFID档案智能化管理系统方案

1   系统概述

鼎创恒达档案智能化管理系统是基于物联网、RFID技术、数据采集技术的一体化库存综合管理平台。

系统提供标准档案管理流程操作,涉及从档案的存储、查询、报警、检索、借阅、归还等成体系的操作,并对档案材料非授权带出、非法查阅、存放超期、档案室环境异常等状况提供语音声光报警、图像抓拍等多种手段。从企业全局来讲,将原本分散的档案管理操作,进行了有效的整合,规范了管理,明确了岗位职责,更提高了工作效率。实现档案业务办理的数字化、自动化、智能化与高效化。

鼎创恒达公司可根据用户需求进行软件定制开发,与第三方管理系统进行无缝联接。

2   系统组成图

3   功能介绍

本系统由鼎创恒达档案业务调度系统、档案业务管理平台与手持移动端等部分构成。

3.1     档案业务调度系统

  • 实时监控报警

实时对档案柜内档案进行监控,在系统中建立图形化档案柜界面,进而实现了档案的实时定位,并对出入柜档案、时间进行实时记录;另外系统具备报警功能,当档案在未授权状态下被拿出或档案室温湿度超标时,系统会自动进行对应的声光报警。

  • 远程盘点

可利用系统远程对档案柜中档案根据种类、位置等信息进行盘点管理,通过网络将与档案盒关联的RFID标签数据传输到后台系统中核对,核对后的盘点结果实时上传系统数据库,形成对应的盘点统计表单以供查询。

  • 门禁管理

对出入档案室档案、人员进行授权,对其出入档案室状况进行实时监控,实现出入图像抓拍,并对非法出入状况进行声光、语音报警。

  • 档案借阅

实现档案借阅/归还登记,并通过系统对档案借阅人员进行有效的借档引导,另外对需归还的档案,系统根据借出日期计算自动进行档案催归提醒;

  • 待办任务提醒

对于未审批、未执行的单据,系统智能提醒,提示相关人员及时处理。

  • 可视化查询

管理人员可以通过系统平面图对档案室内档案信息、位置、状况等,进行可视化的系统查询。

  • 基础信息

用于对档案室相关管理信息的数据管理,实现信息的增加、修改、删除与查询操作。

3.2     手持移动端

系统可通过手持移动端与wifi网络进行实时数据通信,实现系统数据上传与下载。

  • 档案盘点

系统使用电脑端远程查看盘点结果的同时,也可使用手持移动端对档案进行盘点,管理人员可通过手持移动端自由设置盘点方式,对指定位置或部门的资产进行盘点操作,通过wifi实时上传盘点结果;也可根据事先设定的查询条件产生盘点任务表下载到手持移动端,根据此表进行盘点作业;另外当不能使用网络情况下管理人员可利用手持移动端进行盘点记录后,再将盘点结果上传管理中心进行盘点比对。

  • 查询管理

使用手持移动端扫描与档案绑定的RFID标签后,将档案的基本信息显示在手持移动端。可根据客户需求查询出档案信息、档案使用情况或档案当前使用状态等信息。

4   系统特点

  • 系统利用RFID技术实现了远程档案管理,更加安全、准确、实时的监管档案柜中的档案;

  • 通过可视化的图形界面形成详细的档案柜档案存放位置分布图,使档案查找更加快捷简易;

  • 用户无需到现场手动盘点档案,本系统利用RFID技术,通过网络通讯实时对档案柜中档案进行远程盘点,节省人工的同时确保了盘点的准确性。

  • 采用wifi技术与RFID手持终端数据实时同步,实现对档案的位置变更、查找等功能;

  • 系统具有档案自动出入安全管理、智能环境监测管理、自动图像采集、语音声光报警等多种安全管理功能,有效的保障了档案安全;

  • 系统提供多种灵活的第三方接口,与第三方应用系统无缝连接。

 

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